BERIKABARNEWS l PONTIANAK – Pengelolaan arsip yang tertib dan profesional menjadi salah satu kunci utama dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang akuntabel. Sekretaris Daerah Kota Pontianak, Amirullah, menegaskan bahwa arsip memiliki peran strategis, bukan sekadar dokumen administratif.
Hal itu disampaikannya saat membuka Workshop Kearsipan di Aula Perpustakaan Kota Pontianak, Rabu (15/4/2026).
Menurutnya, arsip berfungsi sebagai penjaga memori organisasi sekaligus rujukan penting dalam proses pengambilan keputusan. Tanpa pengelolaan yang baik, informasi penting akan sulit diakses dan berpotensi menghilangkan jejak sejarah institusi.
“Tanpa pengelolaan arsip yang baik, informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan akan sulit ditemukan. Risiko hilangnya jejak sejarah juga sangat nyata,” ujarnya.
Ia menjelaskan, tertib administrasi hanya dapat terwujud jika seluruh perangkat daerah disiplin dalam melakukan pemberkasan secara sistematis serta penyusutan arsip secara tepat. Pemberkasan memudahkan pencarian dokumen, sementara penyusutan mencegah penumpukan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.
Lebih lanjut, Amirullah menekankan bahwa arsip merupakan rekaman peristiwa yang sewaktu-waktu dapat digunakan kembali, terutama dalam konteks pemerintahan. Arsip menjadi bukti sah dalam meluruskan sejarah, memastikan validitas data, hingga menyelesaikan persoalan hukum.
“Kalau terjadi sengketa, yang dipakai bukan opini, tetapi data dan arsip. Di sinilah pentingnya pengelolaan arsip yang baik untuk menjaga kebenaran,” tegasnya.
Ia juga mengingatkan bahwa dokumen yang saat ini dianggap biasa bisa menjadi sangat penting di masa depan, terutama yang berkaitan dengan kebijakan dan keputusan strategis. Karena itu, aparatur diminta tidak lagi menganggap pengelolaan arsip sebagai hal sepele.
Selain itu, ia mendorong seluruh peserta workshop untuk mengikuti kegiatan dengan serius dan mampu mengimplementasikan materi dalam pekerjaan sehari-hari.
Baca Juga : Pasca Idulfitri, Stok Pangan Pontianak Aman dan Harga Mulai Turun
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pontianak, Rendrayani, menjelaskan bahwa workshop ini berlangsung selama dua hari dan diikuti oleh 72 peserta dari berbagai perangkat daerah.
Kegiatan ini mengusung tema “Pemberkasan dan Penyusutan Arsip untuk Mewujudkan Tata Kelola Arsip yang Akuntabel di Lingkungan Pemerintah Kota Pontianak.”
Menurutnya, workshop ini penting untuk memperkuat pemahaman aparatur terkait pengelolaan arsip yang baik sebagai bagian dari upaya menciptakan administrasi yang bersih, efektif, dan akuntabel.
Rendrayani mengakui, hingga saat ini penyusutan arsip belum dilakukan secara menyeluruh di semua perangkat daerah. Padahal, hal tersebut menjadi indikator penting dalam pengawasan kearsipan, baik internal maupun eksternal.
“Penyusutan arsip ini baru dilakukan oleh sebagian perangkat daerah, belum semuanya. Padahal ini menjadi indikator penting dalam pengawasan kearsipan,” jelasnya.
Baca Juga : 240 Pejabat Fungsional Dilantik, Sekda Amirullah Tekankan Disiplin dan Kinerja ASN
Workshop ini juga menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), yakni Dr. Ranggati Hatni Wuryatini Enghum, Arsiparis Ahli Madya.
Kehadiran narasumber tersebut diharapkan mampu memberikan penguatan teknis sekaligus memperdalam pemahaman peserta terkait kearsipan.
Melalui kegiatan ini, Pemerintah Kota Pontianak berharap pengelolaan arsip di setiap perangkat daerah semakin tertib dan profesional, sehingga mampu mendukung pelayanan publik yang lebih optimal.*
